Il processo di “certificazione ufficiale”, indipendentemente dall’oggetto della certificazione, rientra tra i controlli ufficiali ai sensi dell’articolo 2.1 del regolamento (UE) 2017/625 (in particolare, si tratta di un controllo ufficiale su richiesta dell’interessato) che, agli articoli da 86 a 90, stabilisce i principi generali per la sottoscrizione dei certificati ufficiali. È quindi in via principale al regolamento (UE) 2017/625 che bisogna guardare quando si tratta delle modalità per la sottoscrizione e il rilascio di un certificato ufficiale. Da un punto di vista generale, poi, il processo di certificazione ufficiale, e del conseguente rilascio di un certificato (quest’ultima attività, sempre ai sensi del regolamento (UE) 2017/625, deve essere rubricata coma un'”altra attività ufficiale”, disgiunta dal processo di accertamento della sussistenza dei requisiti richiesti per il rilascio del certificato), è definibile come un procedimento amministrativo ai sensi della legge 7 agosto 1990, n. 241 e, pertanto, i principi generali che informano il comportamento della Pubblica amministrazione nel rilascio di un certificato ufficiale vanno ricercati in questo provvedimento.
Ciò in via del tutto generale. Quando, poi, si tratta di rilasciare certificati di esportazione, è necessario tenere presente che questi richiedono la sottoscrizione, da parte dell’autorità competente, unico soggetto autorizzato al loro rilascio, non solo della sussistenza dei requisiti stabiliti a livello comunitario o nazionale, ma anche degli eventuali requisiti diversi e/o aggiuntivi stabiliti dal Paese terzo di destinazione (solo nel caso dei Paesi terzi è corretto parlare di esportazione). Trattando dei requisiti stabiliti dal Paese di destino, si deve ricordare che tra questi rientrano anche le modalità di sottoscrizione del certificato stesso.
Per quanto riportato più sopra, appare chiaro che le misure previste dal Codice dell’Amministrazione digitale, emanato con il decreto legislativo 82/2005, non sono applicabili al caso in esame, in particolare, salva diversa disposizione del Paese terzo di destino, i certificati devono essere sottoscritti in originale e riportare un sigillo ufficiale con inchiostro di colore diverso da quello impiegato per la firma. Alcuni Paesi terzi – questa, almeno, è la situazione al momento in cui si scrive – che richiedono l’inoltro dei certificati in formato elettronico, firmati digitalmente, richiedono poi che le merci o gli animali siano accompagnati, all’atto della presentazione al posto di controllo frontaliero, dal certificato cartaceo firmato in originale, riconoscendo solo a quest’ultimo valore legale.
Se le disposizioni nazionali in materia di digitalizzazione dell’attività amministrativa non trovano, di fatto, applicazione nel caso dei certificati di esportazione, un riferimento certo sono le linee guida emanate dal Ministero della Salute con nota n. 46272 del 5 dicembre 2016, che costituiscono un utile indirizzo per l’attività di certificazione (anche se emanate prima della pubblicazione del regolamento (UE) 2017/625 del quale anticipano gli orientamenti).
Una volta sottoscritta, la copia dei certificati emessi deve essere archiviata presso l’amministrazione che ha proceduto al loro rilascio. Le modalità di archiviazione potrebbero anche basarsi su un sistema informatizzato, ma questo è un altro aspetto.
