Il requisito generale della rintracciabilità di alimenti, mangimi e sostanze destinate a entrare a farvi parte – poi esteso anche a materiali, oggetti e sostanze destinate a venire a contatto con gli alimenti – comprende il dovere, per tutti gli operatori della filiera agroalimentare, di «disporre di sistemi e procedure per individuare le imprese alle quali hanno fornito i propri prodotti. Le informazioni al riguardo sono messe a disposizione delle autorità competenti che le richiedano» (regolamento (CE) 178/02, articolo 18, comma 3).
Di conseguenza, l’operatore deve sempre registrare i dati essenziali di ogni consegna di alimenti ad altri operatori economici (ad esempio, hotel, ristoranti, appaltatori di servizi di mense pubbliche, esercizi di catering), a prescindere dalla natura dei documenti fiscali emessi.
Il dovere di rintracciabilità degli alimenti, come pure degli animali destinati a entrare a far parte della catena alimentare, è riferito nei termini di un’obbligazione di risultato. Vale a dire che l’operatore deve essere in grado di fornire le notizie essenziali (nome acquirente e se del caso del corriere o del trasportatore, data di consegna, tipo e quantità delle merci) alle autorità che ne facciano richiesta.
In assenza di prescrizioni di dettaglio in merito agli strumenti da adottare ai fini della registrazione, è responsabilità dei singoli operatori decidere quelli più idonei alla loro attività. Tenuto conto della varietà delle merci e la frequenza delle consegne, oltreché più in generale della complessità dell’organizzazione.